סידור . . .

לקראת החגים אנו מקפידים לסדר את הבית, גם מכיוון שכולם בבית בחג וגם שכאשר יבואו האורחים, יהיה להם נחמד להתארח בבית נקי ומסודר במיוחד. אנו צריכים להתייחס לסביבת העבודה שלנו בדיוק באותה הצורה [ולא רק בחגים], ולא רק במשרד או בפינת העבודה שלנו, אלא גם לדאוג לסידור סביבת העבודה במחשב.

אנו נתייחס לסביבת העבודה שלנו במחשב בדיוק כפי שאנו מתייחסים לחדר השינה שלנו בבית או לפינת הישיבה שלנו בבית או לפינת העבודה שלנו במשרד. הסדר והניקיון חשובים בדיוק באותה המידה. כפי שיהיה לנו נוח ונעים לשבת בסלון נקי ומסודר, כך גם יהיה לנו נוח ונעים לעבוד במחשב נקי ומסודר.

זה מתחיל מהדסקטופ!

ישנם הרבה מחשבים של אנשים [שלא אנקוב בשמם] שה"דסקטופ" שלהם נראה כאילו כל האייקונים שיש במחשב וכל התיקיות שנוצרו אי פעם ע"י "מייקרוסופט" מופיעות על ה"דסקטופ" שלהם. זה נשמע לך מצחיק [כנראה שאם אתה צוחק אתה אחד מהם] – האמת, גם אני כזה, רק ש-לי יש טריק. הטריק הוא: בתחילת כל יום בבוקר מוקדם [04:00 או 05:00] אתה מייצר תיקייה, מבלי שאף אחד רואה [כי זה מאוד מוקדם בבוקר], עם תאריך עליה - של אותו היום, ומעביר לתוכה את כל התיקיות והקבצים שנוצרו [ע"י "מייקרוסופט", אתה לא אשם] שהם לא קיצורי דרך או קבצי הפעלה של תוכנות. מייצר ב"מסמכים שלי" תיקייה שקוראים לה "קבצים" או "גיבוי", ומעביר לשם את התיקייה עם התאריך עליה. זה יראה כך -

המסמכים שלי(תיקייה ראשית)>קבצים(תיקייה משנית)>010118>הקבצים שנוצרו ע"י "מייקרוסופט".

ארגון תיקיית ה"עבודה" שלנו

יש לשמור על המחשב מסודר ומאורגן מבחינת תיקיות העבודה. חשוב לזכור שאתם עוסקים בשירות לקוחות ולסדר וארגון הקבצים יש חשיבות רבה במעקב אחרי הפרויקטים שלכם לאורך זמן. לכן יש להקפיד לשמור התיקיות בצורה מאורגנת ומסודרת המתאימה לכם. אם יש לך 2 פרויקטים זה לא משמעותי, אבל אם יש לך 200 פרויקטים זה כבר הופך להיות מאוד קריטי שיטת העבודה שלך בסידור הקבצים בתיקיות המחשב.

דוגמא לארגון התיקיות: המסמכים שלי(תיקייה ראשית)>עבודה(תיקייה משנית)>פרויקט מש' ישראלי>ת.הגשה>קבצים>חתכים(DWG).

בתוך כל תיקיית לקוח צריך מספר תיקיות בדרך כלל: קבצי עבודה, מסמכים, קבצי מדידה, ואני מוסיף תיקייה חשובה נוספת שקוראים לה "להדפסה".

• קבצי עבודה – מכילה את קבצי העבודה מכל הפורמטים – DWG, PDF, JPG, וכדומה, שאנו משתמשים לצורך העבודה השוטפת על הפרויקט. הקובץ DWG שמופיע שם הינו הקובץ הכי עדכני שיש לנו. כל שאר הקבצים [הגרסאות הקודמות] יופיעו במקום אחר. – אפשר לייצר תיקייה נוספת שקוראים לה OLD או "גרסאות ישנות" ולשים שם את כל הקבצים הישנים שברשותכם.

• מסמכים – כל המסמכים של הפרויקט לרבות הסכמים, דוחות, הוראות, דפי מידע וכדומה.

• קבצי מדידה – הקבצים שמתקבלים מהמודד [ניתן לייצר תיקיית משנה שקוראים לה "מדידות ישנות" ולשים שם את המדידות הישנות אם יש]

• להדפסה – כל הקבצים ו\או המסמכים שנשלחו ללקוח ו\או להדפסה מסודרים בתיקיות לפי תאריך. לכן חשוב מאוד שאת החומר שאתם שולחים ללקוחות שלכם, יש לשים בתיקייה בשם של הפרויקט הנושא והתאריך של אותו היום בו שלחתם ללקוח או ליועץ. לדוגמא – "ישראלי הגשה חתכים 101215". את התיקייה הזו נשים בתוך תיקייה "להדפסה". דבר זה מאפשר יצירת גרסאות "גיבוי" לקובצי העבודה והמסמכים שיש לך בתיקיות המקוריות של הפרויקט.

יצירת גיבויים ושמירה על החומר

בנוסף לתיקיית "להדפסה" שבה יצרנו גרסאות נוספות או גרסאות "גיבוי" לחומר שלנו, חשוב לדאוג לגיבוי החומר של המשרד במיקום נוסף – בענן ["גוגל דרייב" או "דרופבוקס"] או על גבי הארדיסק חיצוני.

חשבון ב-"גוגל דרייב" לא עולה כסף – מאפשר לך לשמור קבצים עד ל-15 GB לחשבון. כמו כן ניתן להרחיב גם ל-TB אם אתה צריך בכמה מאות שקלים בשנה.

הארדיסק חיצוני נייד ניתן לרכוש היום במחיר של כמה מאות שקלים – מחיר נמוך יחסית למצב שבו "הלך" המחשב ואתו כל החומר שיש לך במשרד. ניתן להתקין תוכנת גיבוי אוטומטי במחשב, או לחלופין לדאוג פעם ביום או פעם בכמה ימים להעביר את החומר מהמחשב להארדיסק הגיבוי החיצוני שלך.

קבלה ושליחת החומר ללקוח שלך

לגבי קבלת חומר - בדרך לשמירה על הסדר במחשב שלך, עלייך לשמור על הסדר גם בתוך תוכנת הדוא"ל שלך. עליך לייצר תיקיית "עבודה" ובה תיקיות משנה של "לקוחות", "פרויקטים", "מסמכים" וכדומה. אם אתה אחד ששומר הכול ב"אינבוקס" אז בוא אני אגלה לך סוד, גם אני הייתי כזה, רק שזה קשה למצוא כל הזמן ככה קבצים. לכן גם לזה יש לי טריק. הטריק הוא [לא כזה טריק]: בתחילת כל יום בבוקר מוקדם [04:00 או 05:00] אתה פותח את תוכנת הדוא"ל מבלי שאף אחד רואה [כי זה מאוד מוקדם בבוקר] ומתחיל לסדר את כל ה"לכלוך" לתוך כל התיקיות שיצרת – "לקוחות", "פרויקטים", "מסמכים" וכדומה. אני מבטיח לך שאם תקפיד לעשות את זה כל יום, לא יצטברו לך 2000 הודאות דוא"ל ב"אינבוקס" שלך, ויהיה לך יותר נוח לאתר קבצים וחומרים שקיבלת מהלקוחות והספקים שלך.

לגבי שליחת חומר – זוכר את התיקייה "להדפסה" שיצרת. כל פעם שאתה מתכוון לשלוח חומר ללקוח שלך ו\או להדפסה – אתה מייצר תיקייה חדשה בשם של הפרויקט הנושא והתאריך של אותו היום בו אתה שולח ללקוח או ליועץ שלך. זה אומר שלכל קובץ עבודה שלך אתה מייצר גרסת "זיפ" בעזרת הפקודה באוטוקד שנקראת ETRANSMIT. הפקודה אוספת את כל ההגדרות והקבצים המצורפים שיש לך בקובץ העבודה העדכני שלך ומייצר קובץ "זיפ" אותו אתה יכול לשלוח ליועץ שלך או ללקוח שלך או לכל מי שאתה צריך, בנוסף לקובצי ה-PDF ה- PLT או ה- DWF [קבצי ההדפסה] שאתה מייצר ושם את הכול בתיקייה עם שם הפרויקט הנושא והתאריך שייצרת – בתוך תיקיית "להדפסה" שלך. חשוב לציין שגם אם אתה לא צריך לשלוח את קבצי העבודה שלך ללקוח או ליועץ [אלא רק את קובצי ההדפסה], כדאי שבכל זאת תייצר "זיפ" וזה לצורך הגיבוי של גרסת העבודה הנוכחית שלך.

לסיכום

כדי שיהיה לך נוח לעבוד במחשב, גם אם יש לך 2 פרויקטים או 200 פרויקטים, חשוב לייצר לעצמך שיטת עבודה שמאפשרת לך סדר ניקיון ושליטה על כל החומר שיש לך במחשב. זה יאפשר לך "לנוע" ביתר קלות בין התיקיות, וזה מתאפשר כשאתה יודע בדיוק לאן אתה "הולך" - כשהכול נמצא במקום ובסדר הנכון.

לכל שאלה ועניין אל תהסס ליצור איתי קשר . . . צחי פריד 050-7720303 z.f.arch@gmail.com